WIE PLANE ICH EINEN EVENT?

Erfolgreiche Planung und Durchführung von Events
Jeder der schon einmal selber einen Event organisiert hat, kennt die Situation.
Die Planung von Events ist spannend und vielseitig. Schliesslich ist kein Event wie der andere und gerade dies macht die Live-Kommunikation so interessant. Die Organisation von Events kann aber schnell zum persönlichem Test für die eigenen Nerven und zu einer grossen Belastung werden.
Die Gründe dafür können vielschichtig sein; Fehlplanung, falsches Timing, Terminkollision, Absage von Eventlocations/Eventdienstleistern, zu wenig Anmeldungen, schlechtes Wetter, krankheitsbedingte Abwesenheiten, technische Probleme, zu wenig Personal. Dies, um nur einige Beispiele zu nennen.

Kalkulierbare & unvorhersehbare Faktoren
Dabei gibt es viele kalkulierbare Risiken, welche mit einer professionellen Planung umgangen werden können. Bleiben jene Faktoren, auf welche man keinen direkten Einfluss hat, wie z.B das Wetter, unplanmässige Absagen, krankheitsbedingte Ausfälle etc. Hier gilt vor allem eines – kühlen Kopf zu bewahren. Dies ist natürlich einfacher gesagt als getan.
Wenn möglich sollten deshalb frühzeitig Plan B-Varianten ausgearbeitet werden. Dies hilft, auch bei unvorhersehbaren Ereignissen die Planung aufrecht erhalten zu können. Am wichtigsten jedoch ist:
die Situation zu akzeptieren, in Ruhe zu analysieren und dann aus der gegebenen Situation das Optimale herausholen.

Ratgeber & Checklisten als Unterstützung vor-, während und nach einem Event
Die Eventorganisation ist  bis auf wenige Ausnahmen kalkulierbar und Eventplaner haben einen direkten Einfluss auf den Erfolg einer Veranstaltung. Mit einer frühzeitigen und professionellen Planung ist schon sehr viel erreicht. Hierzu gibt es im Internet zahlreiche hilfreiche Ratgeber, Checklisten sowie Best-Practise-Beispiele. Wir haben eine kompakte Anleitung bereitgestellt.
Dazu haben wir weitere externe Quellen mit – aus unserer Sicht – sehr wertvollen und umfassenden Checklisten und Hilfsmittel aufgelistet.

Eventplanung: Grundsatzentscheide vor jedem Event!
- Eventziel (e) definieren
- Zielpublikum (Gäste) ermitteln
- „Roten Faden“ für Veranstaltung finden und diesen anschliessend konsequent umsetzen
- Ein spezielles Event-Motto wirkt sich auf die ganze Planung aus (Deko, Dresscode, Speisekarte, Getränke, Mobiliar,
  Unterhaltung etc.)
- Datum festlegen (unbedingt vorgängig prüfen, ob an diesem Datum bereits andere relevante Events stattfinden. Ebenfalls vermeiden,
  dass der Event in die Ferienzeit oder auf einen Feiertag fällt.)
- Allenfalls Ersatzdatum definieren
- Eckdaten des Events festlegen (Dauer, Teilnehmerzahl, Budget etc.)
- Raum- und Infrastrukturbedarf ermitteln
- Ort der Veranstaltung festlegen
- Sicherstellen, dass eine einfache Erreichbarkeit für alle eingeladenen Gäste möglich ist (Anfahrtsdauer, öffentlicher Verkehr,
  Parkplätze etc.)
- Passende Eventlocation ermitteln
- Unbedingt frühzeitig reservieren und falls noch nicht bekannt; persönlich vor Ort rekognoszieren

Globalplanung vor dem Event!
- Event-Konzept mit Budget und Eckdaten ausarbeiten (Ablauf, Termine, Budget etc.)
- Bei Firmenevents Konzept und Budget der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorlegen (bei privaten
  Events vorzugsweise mit dem Partner absprechen...
- Projektorganisation bestimmen (Wer macht was bis wann – Verantwortlichkeiten, Aufgabenbereiche, Grobtermine,
  Stellvertretungen etc.)
- Terminplan festlegen

Event-Detailplanung
- Abläufe definieren
- Programm / Motto etc. festlegen
- Event Location definieren reservieren, Details definieren und Vertrag abschliessen
- Eventdienstleister evaluieren & Verträge abschliessen (Catering, Unterhalter, Fotografen, Mobiliar, Technik, Transporte, Deko etc.)
- Eventaktivität / Rahmenprogramm festlegen und ein passendes Angebot (Eventidee) auswählen
- Bewirtung organisieren (intern/extern), Technik vorgängig testen, Infrastruktur frühzeitig aufbauen
- Sicherheitskonzept erstellen (externes Personal, Notausgänge, Sanität, Sicherheitsdienst etc.)

Ablauf am Event
- Personal für den Eventtag frühzeitig instruieren (intern & extern)
- Klare Aufgabenverteilung vornehmen
- Aufbau von Technik, Mobiliar & Infrastruktur inkl. Testing (Generalprobe)
- Inventar vornehmen und auf Liste festhalten
- Empfang, Begrüssung und Betreuung der Gäste sowie weitere Personen (Unterhalter, Moderator etc.)
- Ablauf/Zeitplan regelmässig überprüfen
- Dank und Verabschiedung der Gäste nach dem Event (Organisation Rücktransport etc.)

Unmittelbar nach dem Event
- Abbau von Mobiliar/Technik/Infrastruktur
- Entsorgung
- Reinigung organisieren
- Erste Manöverkritik

Nach dem Event
- Debriefing an interne Mitarbeiter und externe Partner
- Inventar prüfen
- Abrechnungen vornehmen und Budgetabgleich (SOLL/IST)
- Dankesmail/Brief an Gäste (Fotogalerie, Umfrage/Feedback)

Feedback aus Manöverkritik, Debriefing, Kunden und Lieferantenfeedback schriftlich festhalten und in die Eventplanung/Checkliste für kommende Veranstaltungen einfliessen lassen.
Auch bei Events gilt: Übung macht den Meister und die gemachten Erfahrungen sowie interne wie externe Feedbacks sind für die Organisation von weiteren Events sehr hilfreich.

Natürlich gibt es unzählige weitere hilfreiche Checklisten. Je nach Art der Veranstaltung, Grösse und Budget gibt es unterschiedliche Ratgeber. Diese finden Sie mit wenigen Mausklicks im Netz.

Falls Sie auf der Suche nach entsprechenden Locations, Dienstleister und Eventideen für einen Anlass sind, kontaktieren Sie uns.

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